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船业大王张荣发就是一个善于与第一时间交朋友的人。张荣发总是能在第一时间得到各种讯息,从而“知己知彼”,对市场做出正确反应。张荣发之所以能做到这一点,取决于他所建立的情报系统。
纽约是两半球的中心,又接近两个时差区,所以航运信息反应迅速,消息灵通,可以在第一时间做出正确的反应。为了迅速及时地了解市场情报,张荣发把自己的航运公司——长荣公司的情报站设在美国的纽约。为了进一步完善他的情报系统,1974年,长荣公司建立了电子计算机室,实现掌握集装箱动态、客户资料及文件处理完全电脑化。1975年10月,长荣公司又正式建立了全球电脑资讯中心。长荣分布在世界各地的从业人员,随时地把各地获得的市场信息、竞争动态报告到总局。公司每天收到的传真信息、情报就有上千件,这些及时的情报使长荣对世界航运业的运行情况了如指掌。时间虽未直接表现为金钱,但时间却与金钱密不可分,尤其是第一时间。1973年,张荣发又从情报系统那里得知,航运业即将进入集装箱时代。1975年,长荣公司开始使用S型全集装箱船,航行于远东到美国东岸的航线。张荣发的财富也逐渐膨胀。
而痛失第一时间的人,往往会留下无法弥补的遗憾。
锦州农药厂李厂长每次出差去大连,都要到六室去看看他的老同学。大连生物化学研究院六室是我国专门开发灭蝇类药物的研究室。长期以来,研制出了多种灭蝇药,为我国的医药事业做出了很大的贡献。营口有一家乡镇企业,也经常与六室保持电话联系。
一次,六室研制出一种高效的灭蝇蚊新药,刚刚签好许可证,准备与化工厂家联系,这时,营口这家乡镇企业就通过电话了解到了这一信息,并准备去洽谈技术转让问题。而在这一天之后,锦州农药厂也通过电话打听到这一信息,李厂长当天就前往大连,与六室谈成了灭蝇新药的技术转让问题,并带着该药技术到锦州。而就在这时,营口这家乡镇企业才派人前往大连,想与六室洽谈技术转让问题,可这时已来晚一天,当然也就没拿到这项新技术。就这样营口这家企业由于痛失第一时间,而丧失了一个大好机会。
根据研究,我们大多数人,都在从事低效、低能的工作,从而白白地浪费了时间和精力的50%。和你的朋友和谐相处的首先条件就是了解你的朋友,节省时间的诀窍就在于了解时间的使用情况,也就是用科学的方法记录、分析自己所使用的时间。
下面是一个科学节省时间的好办法:首先制作记录时间的卡片,然后把时间和所发生的事情如实地记在上面,再把卡片按必要的顺序或项目,进行归纳和整理。这种方法极其简便易行。
需要注意的是:
一、为了给你提供分析研究用的充分数据,至少你要调查两周才行。
二、在选择分析时间时,应该选择一年中最有代表性的阶段,要避免选择工作过集中或有季节性和周期性变化的异常时间。
同时,为了获取最真实有效的信息,我们还必须做到以下几点:
1。从今天,从现在开始,动作一定要快。
2。记录及时,要在一天结束之后,再回想当天的事情,并不那么容易。
3。对特殊情况不遗漏,将变化情况记录在案,以期观察,确保准确。
4。要随身携带时间调查表。办公时放在办公桌上,外出时装在口袋里。
5。要使用特殊符号记录。如果能创造一些一目了然,简便易行的符号,记录就简单了。
6。时间分类要适应本身工作。例如:进餐的时间,看报的时间,上下班路途时间,娱乐时间,是一并记录、还是分开记录,这里根据你的工作性质和分析目的来考虑。
7。记录要确保完整,不能有任何中断,以期如实记录。
8。把用很长时间做的工作的时间加以细分,以便了解你在那个期间都干了什么。例如要把读书、书信、签署文件、参加会议、打电话等的时间记录下来。
最后分析时间卡,根据实际情况仔细考虑分析,制定新的工作计划,生活定会有新的起色。
与时间交朋友,就要与时间的每一分钟都交上朋友,如果你与时间中的一分钟是敌人,那么所有的时间都会一起反对你。正是基于这种原因,“一分钟管理术”得以产生并发展、完善。
“一分钟管理术”并不是要你一分钟之内处理完事情,而是要你善用每一分钟,将设立目标的时间缩短。因为,只有在事前用对了时间,才能避免事后还要浪费时间。
“一分钟管理术”是一种非常实用的理论,其主要内容有以下几方面:
一、把大计划切割成小计划,将小部分来个别衡量。
二、设定期限与时间表,如在塞车、等车时来完成一些事情。你可以随身带一个小型记事本,及时记下你想到的一切,一旦你养成这个好习惯,就会发现有意外的收获。有些最好的构想,通常都是脑筋在一刹那间运动的结果,在它们从记忆中滑出之前,应当先紧紧抓牢它们。
三、善于利用你的“黄金时段”,在这一时段安排最富有挑战性的事情来做。黄金时段就是指你能工作最快、效率最高的时间,大部分人的黄金时段,是在中午之前。
四、进行自我激励,从正面评价自己。要不断地充满必胜的信心,说服自己坚持下去。“我可以做事干净利落”,“我可以在这个期限内圆满完成它”。
五、切忌自我惩罚,说些丧气话来泄自己的气愤,这种方法只会干扰目标,消耗时间和精力。
无论多好的朋友,你都要不断地维系你们之间的关系,解除朋友间的误会,解决朋友间的矛盾。和时间交朋友也一样。你要不断“堵塞漏洞”,这一漏洞就是时间的浪费。时间的浪费是所有浪费中最奢侈的浪费,因而我们必须找到所有浪费时间的漏洞。
请你仔细看看以下所列的内容,看看是否有这些漏洞:
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